hq | 2025-06-17 阅读：220
后勤保障服务中心文件收发归档管理制度
第一条 为提高办公速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据后勤保障服务中心有关规定，结合中心的实际情况，特制订本制度。
第二条 根据文件信息依赖存储介质的不同可将文件分为电子版文件和纸质版文件。按性质种类区分：行政类（有关规章制度、事项决策、通知、会议纪要等），业务类（有关业务合同、客户函件等经营事项），人事类（有关人员招聘、安排、奖惩等），其它类（不宜归入上述各类的）。具体内容主要包括上级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件资料、合同、预结算文件、财务凭证等。
第三条 对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、编号的登记。
第四条 公文的编号保管办公室工作人员签收后应及时附上“文件处理签”，作分类登记编号、保管。
第五条 公文的阅批与分转1.凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后,由办公室工作人员分送部门负责人或分管领导阅办，重要文件或急件应立刻呈送中心主任(或分管领导)阅批后，分送相关部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。 2.一般性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。如涉及多个部门会办的文件，由办公室负责与各部门联系后再分转处理。
3.为加速文件运转，办公室文秘应在接到文件的当天或第二天将文件送到承办部门负责人,如关系到两个以上部门,应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。
第六条 文件的传阅与催办 1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、员工宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。 2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室文秘，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”“拟办意见”办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。 3.阅文时不得抄录全文,不得任意取走文件夹内任何文件及附件,如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。 4.文件阅完后，应交办公室工作人员，切忌横传。 5.办公室对文件负有催办、检查、督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理，不得将文件压放分散,如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后,予以复印或摘抄，原件应及时归档。 6.按照阅文范围，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室通知到部门阅文。
第七条 发文的规定 1.单位上报下发正式文件的权力分别集中在综合管理部办公室，其他部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。如若确属工作合作关系、可发送工作联系单。 2.部门需要向上反映汇报重要工作或向下安排布置重要工作要求发文时应分别向中心办公室、提出发文申请，并将文件底稿分别交综合管理部办公室审核。办公室同意发文，方可拟定发文。 3.对部门影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经领导班子研究决定后批准签发，其余文件均由主要领导批准签发。
第八条 发文的范围： 1.凡是以中心名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要，均属发文范围。 2.中心或下属部门办公室下发文件主要用于：(1)公布单位规章制度；(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件;(3)公布单位组织机构变动或人事任免事项;(4)公布单位重大生产、技术、管理、行政、生活福利等工作的决定；(5)发布有关奖惩决定和通报；(6)对上级机关呈报、请示报告、处理决定；(7)其他有关重大事项; 3.中心各部门日常生产、技术、管理工作中，有关图纸、技术文件、效果图修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后,由各部门书面或口头自行通知执行,一般不用发文。
